Wenn Regale nachts sichtbar werden, kann der Handel tagsüber schneller handeln.Digitale Filialzwillinge verbinden Robotik, Bestandsdaten und praktische Arbeit im Markt.
Ubica Robotics aus Bremen entwickelt autonome Scan-Roboter für den stationären Einzelhandel. Die Geräte fahren nach Ladenschluss durch Verkaufsflächen, scannen Regale, erkennen Produkte und erfassen, wo Artikel stehen oder fehlen. Aus diesen Daten entsteht ein digitaler Zwilling der Filiale, also ein aktuelles Datenbild von Layout, Regalen und Warenbestand. Für Filialteams ist das wichtig, weil sie nicht mehr nur auf Stichproben, Sichtkontrollen oder veraltete Systembestände angewiesen sind. Stattdessen erhalten sie Hinweise, die sich direkt in Aufgaben für den nächsten Arbeitstag übersetzen lassen.
Der praktische Nutzen liegt nicht darin, dass der Roboter selbst Ware einräumt. Er liefert vielmehr die Grundlage dafür, dass Menschen gezielter auffüllen, kommissionieren und Kundenanfragen beantworten können. Kameras, Sensoren und KI-gestützte Bildverarbeitung helfen dabei, Präsenzlücken, falsch platzierte Produkte und Abweichungen vom vorgesehenen Regalbild zu erkennen. So wird aus einem nächtlichen Rundgang ein Werkzeug für bessere Warenverfügbarkeit am nächsten Verkaufstag.
Ein Einzelhandelsmarkt verändert sich während des Tages ständig. Kunden nehmen Produkte aus dem Regal, Mitarbeitende verräumen Lieferungen, Aktionen werden umgebaut und einzelne Artikel landen an der falschen Stelle. Nachts ist die Fläche ruhiger, die Wege sind freier und der Roboter kann ohne Publikumsverkehr systematisch Daten sammeln. Dadurch entsteht ein konsistentes Bild des Marktes, bevor am Morgen wieder Verkauf, Beratung und Warenverräumung beginnen. Der Zeitpunkt hilft auch, wiederkehrende Veränderungen besser zu vergleichen, weil jede Tour unter ähnlichen Bedingungen startet.
Gerade bei großen Sortimenten ist diese Aktualität entscheidend. Drogerie- und Supermärkte führen oft Tausende Artikel, die sich in ähnlichen Verpackungen, Varianten und Größen unterscheiden. Manuelle Kontrollen kosten Zeit und finden meist nur punktuell statt. Ein regelmäßiger Regalscan kann zeigen, welche Produkte fehlen, welche Plätze leer sind und welche Bereiche besondere Aufmerksamkeit brauchen. Das macht Auffüllprozesse planbarer und entlastet Teams bei Routineaufgaben.
Der Begriff digitaler Zwilling beschreibt hier kein abstraktes Technikversprechen, sondern ein nutzbares Modell der Filiale. Es verbindet Regalpositionen, Artikelinformationen, Bilderkennung und Bestandsdaten. Mitarbeitende sehen dadurch schneller, ob ein Produkt vorhanden ist, wo es im Markt liegt und ob das Regalbild zum Plan passt. Bei dm werden solche Daten unter anderem für Realogramme, Bestandsinformationen und die Erkennung von Präsenzlücken genutzt. Entscheidend ist dabei die Verbindung aus visueller Erfassung und strukturierter Auswertung, weil reine Warenwirtschaftsdaten nicht immer zeigen, was wirklich im Regal passiert.
Aus dem Modell können konkrete Aufgaben entstehen. Wenn ein Regalplatz leer ist, lässt sich prüfen, ob Ware im Lager liegt oder ob nachbestellt werden muss. Wenn Produkte falsch stehen, kann das Team die Stelle gezielt korrigieren. Smartphone-basierte Produktfinder können zusätzlich helfen, den Weg zum Artikel zu verkürzen und Laufwege im Markt zu planen. Für Kunden zählt am Ende vor allem, dass gesuchte Produkte schneller gefunden werden und seltener fehlen.
Ubica Robotics zeigt, wie Forschung zu alltagstauglicher Handelstechnologie werden kann. Das Unternehmen ging aus Arbeiten im Umfeld des europäischen REFILLS-Projekts hervor, das Robotik für integrierte Logistikprozesse im Supermarkt untersuchte. Heute steht weniger die Vision eines vollautomatischen Ladens im Vordergrund, sondern die realistische Unterstützung bestehender Filialabläufe. Der Roboter liefert Daten, während Menschen weiterhin Entscheidungen treffen, Ware bewegen und Kunden beraten. Dadurch passt die Lösung in Märkte, die ihre Abläufe verbessern möchten, ohne ihr gesamtes Betriebskonzept neu aufzubauen.
Der Einsatz bei dm macht den Reifegrad sichtbar: Die Scan-Roboter laufen seit 2022 in ausgewählten Märkten, und dmTECH hat die Zahl bis Mai 2024 auf 100 Geräte erhöht. Das Projekt wurde im Umfeld der reta Awards 2024 ausgezeichnet, während Ubica Robotics als Technologiepartner Anerkennung erhielt. Für den Handel ist das Signal klar: Wer Regale zuverlässig digital erfasst, kann Verfügbarkeit, Wege, Bestandskontrolle und Auffüllprioritäten besser steuern. Dabei geht es nicht um Technik um der Technik willen, sondern um weniger Suchaufwand, bessere Daten und schneller nutzbare Hinweise für die Fläche. Genau hier setzt refills-project.eu thematisch an.
When shelves become visible overnight, retail teams can act faster the next day.Digital store twins connect robotics, inventory data and practical work on the sales floor.
Ubica Robotics, based in Bremen, develops autonomous scanning robots for stationary retail. After closing time, the devices drive through sales areas, scan shelves, recognise products and record where items are present or missing. The data creates a digital twin of the store, a current data image of layout, shelves and inventory. For store teams, this matters because they no longer have to rely only on spot checks, visual inspections or outdated system stocks. Instead, they receive signals that can be turned directly into tasks for the next working day.
The practical value is not that the robot physically restocks shelves. Instead, it provides the basis for people to replenish more precisely, pick goods more efficiently and answer customer questions with better information. Cameras, sensors and AI-supported image processing help detect shelf gaps, misplaced products and differences from the intended shelf plan. An overnight route therefore becomes a tool for better product availability on the next trading day.
A retail store changes constantly during the day. Customers take products from shelves, employees put deliveries into place, promotions are rebuilt and individual items may end up in the wrong location. At night, the sales floor is calmer, aisles are clearer and the robot can collect data systematically without customer traffic. This creates a consistent picture of the store before sales, advice and replenishment begin again in the morning. The timing also helps teams compare recurring changes, because each route starts under similar conditions.
This freshness is especially important in large assortments. Drugstores and supermarkets often carry thousands of items that differ by packaging, variant or size. Manual checks take time and usually cover only selected areas. A regular shelf scan can show which products are missing, which shelf positions are empty and which areas need attention first. Replenishment becomes easier to plan, while teams spend less time on repetitive checking tasks.
In this context, a digital twin is not an abstract technology promise but a usable model of the store. It connects shelf positions, product information, image recognition and inventory data. Employees can see faster whether an item is available, where it is located and whether the shelf image matches the plan. At dm, such data is used for realograms, inventory information and the detection of shelf presence gaps, among other purposes. The key point is the combination of visual capture and structured analysis, because enterprise inventory data alone does not always show what is actually happening on the shelf.
The model can turn observations into concrete tasks. If a shelf position is empty, teams can check whether stock is available in the back room or whether replenishment must be ordered. If products are misplaced, the location can be corrected directly. Smartphone-based product finders can also shorten the route to an item and support route planning inside the store. For customers, the visible result is simple: products are easier to find and less often unavailable.
Ubica Robotics shows how research can become practical retail technology. The company emerged from work connected with the European REFILLS project, which studied robotics for integrated logistics processes in supermarkets. Today, the focus is less on the vision of a fully automated store and more on realistic support for existing store operations. The robot supplies data, while people still make decisions, move goods and advise customers. This makes the solution relevant for stores that want to improve operations without rebuilding their entire operating model.
The deployment at dm shows the maturity of the approach: the scanning robots have been used in selected stores since 2022, and dmTECH increased the number to 100 devices by May 2024. The project was recognised in the context of the reta Awards 2024, while Ubica Robotics received recognition as a technology partner. For retailers, the signal is clear: reliable digital shelf capture can improve availability, routes, inventory checks and replenishment priorities. The value is not technology for its own sake, but less searching, better data and faster usable signals for the sales floor. This is exactly the theme refills-project.eu addresses.